Il viaggio di lavoro è molto diverso dalla classica vacanza: dall’organizzazione al soggiorno, fino all’assicurazione, ai bagagli e a molte altre variabili, questo tipo di viaggio va pianificato con cura ed attenzione, se vuoi evitare spiacevoli sorprese

Sono molti i motivi per i quali dovrai fare un viaggio di lavoro: concludere delle trattative con un importante cliente estero, esporre i tuoi prodotti e servizi in fiere internazionali, fare indagini di mercato o di altro tipo in paesi diversi, partecipare a un convegno eccetera.

Qualunque sia il motivo, questi consigli sono certa ti serviranno. Procediamo!

Prenotare un viaggio di lavoro: come procedere?

Per quanto possa sembrare eccessivo, prenotare un viaggio di lavoro è un processo che deve essere fatto in modo preciso. Vale la pena crearsi una checklist per non dimenticare nulla. Ma partiamo dall’inizio.

Per prima cosa bisogna valutare la distanza: qual è il mezzo migliore, più veloce comodo ed economico, che può farmi arrivare alla mia destinazione ?

Ho voglia di alzarmi presto al mattino e arrivare a destinazione stanchissimo e distrutto dal jet lag? Anche no!

Se nel 2022 decido di fare un viaggio di lavoro in paese estero lontano è certo che si tratti di un’occasione importante e voglio presentarmi al meglio con il mio potenziale cliente.

Sarà indispensabile verificare se si tratta di trasferta con unica destinazione o multi destinazione: in questo caso, è indispensabile effettuare una vera e propria selezione dei voli aerei con attenzione a:

  • orari di partenza e arrivo
  • durata del volo
  • scali aerei in relazione al costo.

Viaggio di lavoro: qual è l’albergo giusto?

Secondo step importantissimo: la prenotazione dell’albergo..vorrai mica dormire in albergo decentrato e con la moquette?

Sarà allora ottimale prenotare l’hotel ponendo particolare attenzione in primo luogo alla posizione degli incontri. Solitamente, si parte dalla localizzazione dell’albergo su mappa al fine di visualizzare già a colpo d’occhio le strutture vicine alle location ove si terranno i nostri appuntamenti, poi, si passerà alla valutazione della categoria alberghiera preferita e da li, alla selezione delle strutture che avranno lo stile da noi preferito (no moquette grazie).

Se vogliamo essere super sicuri di soggiornare in una valida struttura non dimentichiamo di dare uno sguardo anche alle recensioni che non fa mai male!

Il viaggio di lavoro procede spedito? Merito degli automezzi

Ultimo passaggio ma non meno importante: appena arrivo in aeroporto, qual è il mezzo più veloce e disponibile nel minor tempo possibile? Siccome non ho ‘Ambrogio’ a disposizione dovrò organizzare al meglio la prenotazione dei taxi o mezzi di servizio necessari per le varie trasferte.

Sarà ottimale effettuare tutte le prenotazioni in modalità cancellabile (ad oggi è molto utile visti i periodi contingenti) e calcolare bene i tempi di viaggio e trasferte, includendo cuscinetti di tempo per far fronte a probabili imprevisti (sempre più frequenti negli odierni tempi caotici).

Fare la valigia per un viaggio di lavoro? 3 consigli pratici .

La parola d’ordine quando prepari il tuo bagaglio prima del viaggio di lavoro è praticità. Organizza al meglio il tuo spazio in valigia e scegli il tipo di bagaglio adatto.

Questo non vuol dire andare via senza nulla, ma solamente con lo stretto indispensabile, con un bagaglio pratico, leggero. In generale, le cose che dovrai assolutamente ricordarti di portare con te sono:

  1. Uno o due vestiti adatti a un incontro di lavoro 
  2. Computer, smartphone, documenti e altro materiale lavorativo.
  3. Beauty case con tutto il necessario (attenzione ai liquidi quando si vola, mai superiori ai 100ml).

Consigli: le migliori App da portare con te

Esistono poi applicazioni specificamente indicate per i business travel, che ti semplificheranno non poco la vita. Queste sono:

  1. WiFi Map Pro, che ti consente di trovare tutti gli spot wifi circostanti e di avere informazioni su di essi;
  2. TODOIST un’app veramente utile, che ti permette di tenere traccia di tutte le attività e metterle in ordine per priorità;
  3. Note: che ti consente di raccogliere tutti i tuoi appunti che ti saranno utili per il viaggio.

Quando arrivi a destinazione ovviamente non può mancare Maps, grazie alla quale puoi sapere sempre dove ti trovi e calcolare gli itinerari per muoverti da un posto all’altro a piedi, in macchina, con i mezzi pubblici o con servizi taxi.

 Viaggio di lavoro: ti serve l’assicurazione?

In questo periodo davvero soggetto a tante variabili, quando parti per un business travel, soprattutto se all’estero e in determinati paesi, stipulare una polizza assicurativa è sempre consigliato. In primis, per ragioni mediche: se vai in posti come gli Stati Uniti, senza copertura sanitaria rischi di spendere centinaia di dollari anche per farti mettere due punti a un taglio!

Ma i motivi di salute non sono gli unici che potrebbero scombinare i tuoi piani: anche ritardi, cancellazioni, smarrimento dei bagagli (o di smartphone e pc), spostamenti di orari possono influenzare in maniera negativa l’esito del tuo soggiorno lavorativo e il suo costo.

Accumulare miglia grazie ai tuoi viaggi di lavoro

Se viaggi spesso, i programmi fedeltà proposti dalle compagnie aeree e ferroviarie ti potrebbero consentire di ottenere dei vantaggi.  Le compagnie di volo ti consentono di accumulare delle miglia da utilizzare per upgrade o acquisto scontato di nuovi biglietti aerei.

Conclusioni: la pianificazione è il segreto di un viaggio di lavoro perfetto

Qui di seguito trovi alcuni altri accorgimenti da adottare prima e durante il viaggio per far sì che tutto fili liscio:

  • pensa a tutto quanto: stampa sempre i biglietti, le carte d’imbarco, fai in modo che non ci siano intoppi burocratici e ricordati dei documenti d’identità (controllando le scadenze del tuo passaporto)!
  • Tieni i contatti con l’ufficio 
  • Ricordati che non è una gita, quindi: lavora sodo, ma divertiti lavorando!

Con queste giuste considerazioni potrai effettuare viaggi perfetti, tranquilli e sereni!

Se hai piacere di saperne di più sull’argomento, o se vuoi un aiuto nella fase di organizzazione viaggi o prenotazioni contattami: vedrai che troveremo un modo per interagire e liberarti dell’incombenza, mantenendo la necessaria qualità dell’ottimo lavoro svolto.

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